Assim como os nossos hábitos mais básicos, com o tempo a execução de alguns procedimentos cotidianos começa a passar despercebida, é neste momento que viraram rotina. Porém no final do mês, do trimestre, do semestre ou mesmo do ano, seus resultados acumulados e devidamente contabilizados, podem se transformar no grande vilão impactando o bom desempenho que a empresa poderia ter alcançado. Por exemplo, quantas vezes já foi necessária uma aprovação rápida aprovando a contratação de um novo funcionário ou mesmo para a substituição de um equipamento em fim-de-vida, e o processo acabou demorando mais tempo do que o necessário? Ou ainda, quanto tempo sua equipe aplica executando processos internos, muitas vezes, totalmente obsoletos ou que não agregam valor?
Extrapolando para a empresa como um todo e colocando na ponta do lápis, frequentemente esses tipos de “desperdícios” internos refletem consideravelmente na produtividade das equipes, e com certeza nos relatórios de custos. A essa altura, a reflexão de que pelo menos “os processos foram cumpridos, e isso faz parte da política da empresa” já percorreu sua mente, certo?
A economia tem suas idiossincrasias, influenciada por diversos fatores de mercado. A tecnologia em nossas vidas tem evoluído mais intensamente nos últimos anos. As pessoas mudam suas prioridades e posturas de acordo com a maturidade. Mas e os processos? Eles continuam os mesmos? As questões que se impõem neste momento são que talvez muitos procedimentos internos estejam defasados, que os indicadores de sucesso da empresa precisem de revisão, que as equipes estejam perdendo tempo (e dinheiro) cumprindo protocolos antigos, e pior, a empresa ainda não se deu conta disso. No final, como era de se esperar, a equação não fecha e o impacto é direto na performance e nos resultados.
Nos últimos anos, o adiamento de investimentos nos diversos setores da indústria e de serviços é um fato. Porém ainda é possível encontrar, mesmo que em tímidos percentuais, empresas em busca da renovação do seu parque tecnológico, crentes de que esta é a saída para aplacar a crise nos negócios. Nesta situação cabe ressaltar que automatizar uma operação sem revisitar os processos definidos no passado, somente projeta um problema “complexo” para um nível “sistêmico”. E o pior, tira-se este obstáculo do nível de atenção e correções cotidianos.
Vejamos uma situação destas na prática: imagine uma abertura de um chamado de manutenção de determinados equipamentos, simplesmente automatizada, mas ainda nos moldes processuais antigos que dependiam da intervenção humana. Não é raro acontecer de uma equipe ser acionada, por meio de um dispositivo automatizado, e continuar abrindo o equipamento utilizando três ferramentas diferentes, envolvendo o deslocamento de dois profissionais para a função, sendo que isso não seria mais necessário. Qual o custo desta decisão?
Adote práticas consagradas de gestão empresarial e reveja os processos internos com urgência.
A “troca da turbina”, em nosso entendimento, começa pela aquisição de uma compreensão ampla de todo seu processo produtivo e de seu modelo de gestão. Neste sentido é de fundamental importância que revisão, crítica e desenho de processos sejam conduzidos à luz de práticas consagradas de classe mundial.
Exemplo comum (e frequentemente custoso), ainda existente dentro das organizações, no momento de definir os processos é usar o conceito de one size fits all. Na prática, o mesmo processo com análises e instâncias de aprovação, que é seguido na compra de uma peça de R$ 100 é aplicado na aquisição de um equipamento de R$ 100 mil. A adoção de modelos one size fits all começa a ser deletério para a companhia antes mesmo do resultado do processo chegar, pois seu impacto é direto em produtividade e custos.
Nas empresas que trabalham com manutenção como “core activity”, ouve-se frequentemente que não há budget para cuidar de todo o parque instalado. Porém quando se esmiúça o processo, é possível identificar que estão sendo aplicados os mesmos critérios, tanto para cuidar do equipamento produtivo principal como do aspirador de pó da sala da portaria. Some-se a isso um set de indicadores de performance e sucesso presentes na empresa que não é capaz de medir estes tipos de desvios, ou que não proporciona os meios para se chegar à causa raiz dos problemas e a foto está completa.
Neste ambiente a empresa dificilmente terá orçamento para investir em manutenção no nível adequado, principalmente enquanto continuar insistindo no processo e no sistema de gestão desajustados.
Conte com o olhar isento de um especialista para identificar gaps.
Um passo também importante na “troca da turbina” é ter uma visão isenta e desvencilhada das políticas internas, principalmente quando a meta é reduzir custos e aumentar a produtividade de equipes ou equipamentos de maneira robusta e agressiva. Em diversas situações, uma saída inteligente é contar com o apoio de uma consultoria especializada, que seja capaz de impactar positivamente resultados financeiros, que acompanhe pessoalmente todos os processos no nível de execução (chão de fábrica), mapeando as falhas e apresentando planos de melhorias.
Ao contar com esse tipo de apoio, a capacidade das equipes internas é alavancada, para diagnosticar situações ou cenários que impedem o crescimento de departamentos (ou do negócio como um todo), definir prioridades, entender a prioridade de cada área e desenhar processos eficientes. Tudo isso é fundamental para obter resultados positivos na empresa.
Necessidades de redução de custos significativas, nem sempre se resolvem com reduções na equipe. É preciso analisar a criticidade a cada oportunidade de melhoria identificada e em muitas vezes, colocar o recurso com a experiência correta para executar o processo adequado traz ganhos exponenciais à companhia. Sendo assim, conhecer com isenção, as habilidades e competências de cada indivíduo dentro de uma equipe é essencial para melhorar a produtividade.
Como implantar as mudanças sem desligar “as turbinas”?
No momento da implantação dos processos revisados e do sistema de gestão, uma boa estratégia sem comprometer a eficiência da operação, é desenvolvê-la por etapas. Fases baseadas num “roadmap” que tenha como pano de fundo a obtenção de resultados palpáveis, traz robustez e sustentabilidade para a jornada. Componente importante nesta etapa é a participação ativa dos executores nesta implantação.
Definir áreas piloto, fazer ajustes baseados na captura dos resultados avaliando as causas raiz, sempre baseados em métricas que acompanhem a evolução são componentes que devem compor esta etapa. Há também que se ressaltar a importância do sponsorship da alta direção no sucesso das iniciativas.
Se o objetivo é aumentar a lucratividade do negócio, rever processos produtivos ou de back-office, ou reduzir custos, o importante é ser pragmático. Ouvir a abordagem diferenciada da Proudfoot Brasil é uma oportunidade para conhecer uma prática de consultoria focada no ponto de execução e na transformação de negócios. Somos uma empresa global, com atuação local, com a melhor preparação para ajudá-lo a fazer isso tudo.