Processos são para o negócio como o sistema cardiovascular é para o corpo, ou seja, é graças aos processos que as áreas de uma organização são nutridas de forma adequada com informações, tarefas, recursos, objetivos e metas, segundo a sua estratégia e governança corporativa.
A literatura especializada em processos organizacionais costuma apresentá-los como um conjunto de atividades, ordenadas logicamente, com começo, meio e fim, essenciais à geração de valor.
Embora sejam tão importantes, existem empresas que ainda lidam com seus processos como algo secundário, não sendo capazes de enxergar a relação direta que existe entre uma boa modelagem e arquitetura dos processos e os resultados financeiros e a performance. Há ainda aquelas empresas que trocam os pés pelas mãos e investem em novas tecnologias de gestão e automação, como as BPMS e RPA, antes mesmo de padronizar os seus processos corretamente.
Da minha experiência em consultoria, gestão e eficiência operacional, posso afirmar que há muitos riscos envolvidos quando se decide inovar e transformar um negócio sem ter a base para os seus processos bem estabelecida. De custos indesejados à falha humana, improdutividade, falta de alinhamento com a estratégia de negócio, baixo atingimento de metas e falta de transparência, esses são só alguns exemplos de desafios que negócios sem processos padronizados enfrentam.
Desse modo, a padronização é fundamental para garantir que todos em uma organização sigam modelos consistentes e eficientes, visando a qualidade e a boa performance. É por meio dela que líderes e gestores podem estabelecer regramentos claros aos departamentos, sobretudo naquelas empresas onde o volume de informações é alto e as pessoas lidam com muita complexidade.
Mesmo os setores mais estratégicos da economia enfrentam esse tipo de desafio, como o varejo, as siderúrgicas, bancos e empresas relacionadas ao mercado financeiro, além do setor público. Não existe restrição quando o assunto é a ineficiência em iniciativas de um negócio ou projeto pela falta de padronização dos processos. Então, resta uma pergunta: como fazer da forma certa?
Implementar a padronização de forma eficaz começa com um bom diagnóstico. Este passo não deve ser negligenciado, pois, mediante o diagnóstico, é possível identificar as principais deficiências e oportunidades de melhorias organizacionais e operacionais. Avaliar os processos existentes e identificar a ausência deles permite que líderes e gestores enxerguem a causa raiz dos problemas.
É como uma fotografia exata ou uma ressonância, como disse, certa vez, o CEO de uma empresa que atendi. Após aproximadamente 4 semanas de diagnóstico, pude ajudá-lo a vislumbrar novas oportunidades para tornar a sua empresa melhor e mais saudável, além de mais rentável.
Essa etapa é sempre muito rica e surpreendente; costuma produzir uma grande animação para a implementação. Para nós, da Proudfoot, esse é o ponto de virada com os clientes.
Após um diagnóstico bem-feito e devidamente estruturado, perpassando todas as áreas do negócio – e nos casos das indústrias, da presidência até o chão de fábrica –, é necessário documentar. Descreva a missão do processo e a sua finalidade, entradas e saídas (inputs e outputs); relacione-a com os participantes e estabeleça um responsável (owner); defina tarefas e indicadores. Por fim, lembre-se de deixar o material o mais visível possível, com fluxos e gráficos, sem excessos.
Essa documentação, por sua vez, servirá de base para a implementação e ao futuro monitoramento dos processos. Além disso, ela deve ser clara e estar disponível para todos os colaboradores, de modo que as tarefas tenham início, meio e fim, e sua execução seja exequível.
A lucratividade tão esperada virá a partir do momento em que os processos padronizados forem aplicados no cotidiano da organização ou da indústria; quando o custo pela implantação de um software ou plataforma de gestão for reduzido por isentar a fase de modelagem dos processos, ou ainda quando os desperdícios e impactos negativos em sustentabilidade forem levantados.
Os processos padronizados têm esse poder de garantir às empresas, resultados melhores em vários aspectos, e nós, da Proudfoot, sabemos que isso pode levar tempo. Sendo o tempo um recurso escasso, como disse Peter Drucker, nada melhor do que contar com quem entende do assunto para fazer a sua empresa funcionar, de ponta a ponta, com mais eficiência e lucratividade.
Ricardo Costa
VP Sênior na Proudfoot Brasil
