Independente das dificuldades causadas pela crise da pandemia ou do local fora do escritório onde estamos trabalhando, temos sempre que ter em mente a preocupação em gerar resultados de qualidade. Eu sempre tive a minha vida pautada por ética, profissionalismo, trabalho em equipe, disciplina, busca incessante por atualizações e conhecimento profundo dos negócios dos clientes. Como recompensa, obtive resultados excelentes ao longo de todos esses muitos anos de vida profissional. Por isso e como contribuição nesse momento de crise eu listei algumas sugestões de como ser mais produtivo na modalidade imposta a todos de atuar em home office. Algumas dicas e sugestões:
Reprograme a sua mente
Programar a mente é realmente algo bem poderoso. Digo isso porque o desafio é enorme, pois saímos da “zona de conforto” do escritório, para um ambiente que mesmo que mais confortável apresenta uma grande quantidade de novos desafios. Lembre-se que todos os familiares, amigos e colegas de trabalho estarão em home office, ou seja, os tempos de deslocamentos, lazer e hobbies antes distribuídos em diversos momentos agora estarão voltados para os meios digitais de forma extremamente concentrada.
Ambiente e seus recursos
Se você está em cargo de liderança ou não, certamente todos temos a mente treinada para ser produtiva, no entanto, no novo ambiente de trabalho surpresas de ambiente e infraestrutura podem nos afetar no último minuto. É importante você lembrar que aquela banda larga que costumava ser boa, neste cenário atual, está sendo compartilhada por milhares de outras pessoas, que estão também na mesma situação de uma forma sem precedentes. O que isso impacta? Na qualidade da comunicação. A comunicação verbal é substituída por comunicação à distância, a qual também pode estar prejudicada pelo acesso muito superior ao que as redes estão projetadas para suportar. Uma videoconferência eventual com outros líderes deverá agora ser frequente com todos os escalões que cada um se relaciona na empresa. Num piscar de olhos, todo o formato de trabalho necessita ser reajustado para que tenhamos bons resultados e o impacto na produtividade seja o menor possível.
Dica: Observe diariamente se a sua rede está oscilando entre picos e vales e também se toda a programação de reuniões e videoconferência está consistente e sem superposições. Caso não tenha uma solução técnica, informe aos participantes da reunião a respeito do seu problema e evite situações constrangedoras.
Mudança de relacionamento com os clientes (internos e externos)
Nunca havíamos passado pela experiência de uma quarentena tão severa. A diferença, comparada ao passado, é que não existia internet e nem plataformas de mensagens instantâneas. Tornou-se impossível não ficar muito mais tempo no celular, certo? Você está sendo mais cobrado para aumentar o critério na seleção dos contatos? Você foi incluído em muitos grupos de discussão e isso torna difícil acompanhar todos os tópicos e saber quando é a sua hora de contribuir com ideias e opiniões?
Dica: Diariamente elenque os contatos e grupos prioritários e “silencie” os demais no seu smartphone e/ou notebook. Foco é o nome do jogo. Deixe para olhar os demais grupos em horários de pausa ou no final do dia. Os mais insistentes devem ser avisados para não se sentirem ofendidos.
Acerte uma agenda semanal e diária e compartilhe com a sua equipe
A força do hábito impede que compartilhemos o que temos em mente na versão coletiva. É muito comum nos esquecermos de mudar horários e inclusive passar a adotar plataformas tecnológicas colaborativas, que vão além daquelas mais conhecidas em comunicação, como Skype, Hangouts… Aliás isso parece um detalhe, porém certas conference calls ficam prejudicadas porque determinados participantes não conseguem acessar (por motivo técnico ou pessoal) os links do convite da agenda.
Dica: Programe o plano de jogo com todos os participantes. Consulte a melhor forma de conciliar agendas e faça uma verificação da(s) plataforma(s) “à priori” para ter bons resultados. Ah! E não esqueça de adicionar um status de disponibilidade, afinal, nem sempre será possível entrar em todas as reuniões virtuais, certo?
Regras com a família e amigos
Trabalhar em home office não é mais nenhuma novidade, mas o momento atual sim e alguns pontos de atenção são importantes. Como todos estamos na mesma situação, será muito maior o número de contatos de parentes e amigos, pois as estatísticas não param de crescer sobre a pandemia. É nessa hora que tem sempre alguém que deseja compartilhar contigo o vídeo de um médico ou a notícia alarmante da CNN. Lembre-se que muitos desses fatos podem esperar, salvo raras exceções, pois estarão em todos os noticiários, mas o seu projeto não.
Sempre é válido reforçar que as redes sociais e os demais meios de comunicação instantâneos tiram a nossa atenção, afinal, somos humanos e ficamos ligados ao que pode impactar nas nossas vidas e dos entes mais próximos. No entanto, quase sempre terá alguém para filtrar as notícias e informá-lo na hora certa. Parece uma bobagem, mas foco e concentração se tornarão requisitos mais difíceis a serem conquistados.
Dica: informe e combine com os seus familiares a importância do seu trabalho ou projeto, principalmente, nesse período agitado. Evite algumas redes sociais mais acessadas. Não se preocupe com ruídos de fundo, crianças brincando e cachorros latindo serão agora comuns nas reuniões, apenas coloque no mudo quando possível.
Foco em resultados
Aqui na Proudfoot Brasil somos obcecados por resultados e garantimos que nossos clientes podem sempre nos cobrar pelos compromissos que assumimos, não apenas após as tarefas, mas de forma recorrente. A cada semana, nossas equipes de gerenciamento e clientes, de maneira conjunta, analisam o progresso de um projeto e seu impacto tangível. Temos uma metodologia de avaliação que nos permite tudo isso.
Dica: Estabeleça metas e processos de verificação para as suas equipes de gerenciamento para assim promover as mudanças profundas e duradouras que essa crise exige. Busque quantificar as melhorias, demonstrando os resultados reais independente das circunstâncias e novos formatos de trabalho. Afinal a busca por excelência operacional é agora ainda mais importante. Tente, como nós na Proudfoot fazemos, impor critérios de excelência no ponto de execução de cada área da sua empresa.
Com estes comentários, espero ter contribuído para melhorar o seu home office e para a saúde da sua empresa. Vamos todos tomar as precauções e cuidados necessários para que tudo isso passe o mais breve possível!!!
Daniel Assis
Presidente