Muitas empresas investem tempo e dinheiro para fazer um bom planejamento estratégico do negócio, porém erram na hora de comunicá-lo. Não é tão simples, como parece, passar as mensagens certas ao seu público interno, levando em consideração os mais diversos níveis e departamentos.
Essa dificuldade de conseguir se comunicar da forma correta pode prejudicar todo o plano e não raro, comprometer o atingimento das metas. Fato real apontado por um levantamento realizado pelo Project Management Institute Brasil (PMI), que identificou que 76% dos fracassos em projetos têm como problema a falha de comunicação, quando a transmissão das informações não é realizada corretamente.
Para isso, abaixo seguem cinco passos que uma empresa precisar adotar para evitar este tipo de problema:
1. Comunicar
Para o bom andamento de um plano, o primeiro momento de comunicar novas iniciativas, mudanças ou processos é crucial para a empresa ter ou não bons resultados lá na frente. Saiba usar a linguagem e a mensagem certa para cada equipe que estará envolvida nas ações, seja a alta administração, o C-Level, a média gerência ou a base operacional.
Além de adaptar a mensagem para cada público, o gestor precisa ter claro qual o melhor canal para transmitir os dados do projeto. O que vai funcionar melhor? Reuniões presenciais, e-mails, comunicados, intranets, conferência ou materiais disponibilizados digitalmente? Enfim, mensagem e canal precisam estar alinhados.
2. Alinhar
Não dá para padronizar discursos nessa hora, pois o entendimento precisa ser claro e atingível para o profissional que irá se envolver na tarefa. Fazer alinhamento é fundamental para que todos caminhem na mesma direção.
Aos gestores cabem ter o conhecimento de todo o projeto, para assim poder medir, analisar e controlar todo o processo de acordo com a habilidade de cada profissional dentro da organização empresarial. Eles devem ter, também, a capacidade de conduzir as revisões necessárias e periódicas.
3. Engajar
Cada profissional precisa entender, antes de mais nada, qual o seu papel dentro daquele projeto ou melhor, o que o seu trabalho vai impactar para que um objetivo maior seja atendido. As mensagens muitas vezes top down, mas precisa estará alicerçada em uma estratégia maior de comunicação, deixando claro o grande propósito de cada um.
Exemplos serão sempre um bom norte. Mostrar concretamente o que espera de cada colaborador será mais eficiente se o gestor praticar ou, ao menos, incentivar o que está pedindo. Devem ser adotados feedbacks durante todo processo.
4. Treinar
Depois que já estiver claro para cada profissional o seu papel dentro de uma nova estratégica, por exemplo, a companhia precisa capacitar as equipes para que assumam suas ações. Sempre vale investir em workshops, treinamentos específicos, recomendar leituras e assuntos de acordo com os objetivos da companhia. Incentivar os profissionais aumentará, ainda mais, o engajamento deles em qualquer processo estratégico.
Para a empresa, capacitar seus profissionais ajudará não só que cada um adquira melhores habilidades, como será essencial para resultados de melhoria contínua, operações mais sustentáveis e sucesso geral para toda a organização.
5. Sustentar
Já vimos muitas organizações realizarem um bom plano de mudança, por exemplo, com uma comunicação, alinhamento, engajamento e treinamentos bem positivos, mas não conseguirem sustentar suas ações após a saída da consultoria. Isso ocorre por não conseguir acompanhar adequadamente os processos seguintes de sustentação. Muitas aceleram, mas depois perdem o ritmo e não seguem uma melhoria contínua, colocando todo o trabalho a perder.
Sustentar os resultados de objetivos de projeto, mesmo após seu término implica em melhor qualidade do trabalho, pois permite que os gestores acompanhem de perto qualquer tipo de desvio e corrija a rota do caminho, se necessário, garantindo assim que toda a dedicação da equipe em um determinado projeto seja perene.
Não esqueça. Para manter a sintonia de uma nova ação dentro de qualquer empresa, a comunicação adequada e todos os seus desdobramentos até a sustentação necessita estar estruturados em cima de um bom planejamento estratégico. Não ignore nenhuma dessas etapas, se quiser ter sucesso em seu negócio e chegar nas metas estabelecidas.
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